Подбор вспомогательного административного персонала
Как правило, в офисе есть вспомогательный административный персонал – секретари, офис-менеджеры, администраторы, персональные помощники, ассистенты отделов и т.д. Обычно подбор кандидатов на такие должности не вызывает серьезных затруднений. Проблема в том, что часто сотрудник находится быстро и легко, но в дальнейшем не задерживается в компании надолго или не оправдывает ожиданий. Вам знаком этот сценарий? Чтобы избежать подобных ситуаций, при подборе административного персонала необходимо учитывать ряд нюансов.
• Выбор площадки поиска. Чтобы обеспечить поток кандидатов, в первую очередь нужно грамотно определить, где вы будете размещать объявление о вакансии. Для подбора административного персонала наиболее подходят крупные сайты-агрегаторы, например, всем известный HeadHunter. Хорошую отдачу могут дать и соцсети.
• Характеристики профиля должности. Определите, какие компетенции являются ключевыми для вашего будущего сотрудника. Желательно, чтобы таких компетенций было не более трёх. Выделите их в тексте объявления.
Должность подразумевает работу в специализированной компьютерной программе? Подумайте, насколько для вас принципиально данное умение: возможно, вы сможете обучить работника на месте – в этом случае это расширит круг поиска и сделает вакансию более привлекательной для тех, кто стремится расширить профессиональные умения.
• Привлекательность объявления. Чтобы увеличить шансы на отклик подходящего кандидата, его нужно чем-то «зацепить». Для административного персонала такими магнитами являются уровень заработной платы, соцпакет, карьерные перспективы, удобство месторасположения офиса и его комфортабельность. Возможность обучиться чему-то новому и получить новый опыт тоже будут преимуществом. Если вам есть что предложить, обязательно подчеркните это в объявлении о вакансии.
Что оценивать в первую очередь?
• Мотивация. Желание работать, причем именно в вашей компании и в предлагаемой должности – пожалуй, главный параметр для административного работника. Оценить уровень мотивации помогут вопросы о прошлом месте работы и о вашей организации.
• Обучаемость. При подборе административного персонала способность усваивать и применять на практике новую информацию является одним из ключевых моментов. Сотрудник с живым умом и высокой скоростью усвоения информации быстро и без лишнего стресса освоится даже в новой для себя должности.
• Многозадачность. Как правило, вспомогательные административные должности подразумевают одновременную работу с большим количеством разноплановых задач. Далеко не все люди способны к такому роду деятельности. Если необходимость быть многозадачным вызывает у кандидата стресс, вряд ли он задержится в роли администратора.
Красные флаги:
• Кандидат ищет работу по принципу «куда возьмут». Рекрутеры знают, что на любое объявление о вакансии откликаются не только подходящие кандидаты, но и совершенно случайные люди, рассылающие резюме веерным методом. Когда речь идет о подборе административного персонала, таких откликов бывает особенно много. В вакансиях секретарей и администраторов их привлекает «офисность», а также отсутствие жестких требований к опыту и профессиональным навыкам. Возможно, такой человек какое-то время сможет справляться со своими обязанностями, но отсутствие четких целей и мотивации вряд ли будет способствовать продуктивности.
• Кандидат нарушает договоренности. Конечно, форс-мажор, нарушающий планы, может случиться с каждым. Однако для администраторов особенно важно умение планировать свое время таким образом, чтобы минимизировать возможность подобных факторов. Таким образом, даже незначительное опоздание на собеседование, неоднократный перенос встречи, проблемы с нахождением месторасположения офиса и прочие подобные ситуации должны насторожить рекрутера.
• Кандидат не задает вопросов. Умение и желание получить максимум полезной информации от собеседника – важнейший навык хорошего администратора. В ходе собеседования вы рассказали кандидату о компании, рабочих обязанностях и предложили задавать интересующие его вопросы. Если кандидат отвечает «да всё понятно», это тревожный знак. Человек с хорошими коммуникативными навыками и действительно мотивированный получить данное место (а мы ищем именно такого!), обязательно захочет узнать важные для него детали.