Организация кадрового делопроизводства с нуля

Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству в 2020 году

Если перед Вами стоит задача организовать кадровое делопроизводство с нуля, а у вас нет соответствующего опыта (например, вы начинающий предприниматель), Вам будут интересны актуальные и детализированные пошаговые инструкции. Грамотно организованный с самого начала кадровый учёт – залог корректного ведения документации и успешного прохождения любых проверок в будущем.

1 этап: Создание нормативной базы. При постановке кадрового учёта с нуля в первую очередь необходимо определиться с нормативно-правовой базой. Главным документом здесь выступает Трудовой кодекс. Особое место занимают также Федеральные законы «О персональных данных» и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «О коммерческой тайне» и др.

2 этап: Ознакомление с учредительными документами компании. Устав обязательно должен содержать следующую информацию: порядок приёма на работу директора компании (генерального директора), порядок начисления ему заработной платы и условия по срокам его работы. Сотрудник, отвечающий за организацию и ведение кадрового учета в организации, всегда должен быть в курсе любых изменений, вносимых в Устав.

3 этап: Оформление на работу директора. Директор любой организации в обязательном порядке является ее первым сотрудником и оформляется всегда в первую очередь.

4 этап: Создание обязательной документации. К обязательным документам относятся:

• локальные нормативные акты: штатное расписание, положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка, график отпусков и положение о защите персональных данных сотрудников).
• документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений (сюда относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, трудовые книжки и личные карточки сотрудников, приказы по личному составу, табели а также расчетно-платежные ведомости).

Кроме того, существуют документы, не обязательные для организации кадрового делопроизводства с точки зрения законодательства, однако имеющие широкое распространение в практике отечественного бизнеса: это должностные инструкции и коллективный договор.

5 этап: Согласование и утверждение форм (бланков) кадровых документов с руководством компании. Сюда относится, например, типовая форма трудового договора, бланки приказов и т.д.

6 этап: Назначение ответственного за ведение трудовых книжек. Если в организацию еще не принят специалист-кадровик, то обязанность ведения трудовых книжек лежит на ее директоре, что в обязательном порядке подтверждается соответствующим приказом. Впоследствии директор может передать исполнение этих обязанностей нанятому сотруднику, что также оформляется соответствующим приказом.

7 этап: Оформление сотрудников. Принятие сотрудников на работу – завершающий этап организации кадрового делопроизводства с нуля. Порядок оформления осуществляется в следующей последовательности: прием заявления, ознакомление оформляемого со всей необходимой документацией (локальными нормативными актами, коллективным трудовым договором и т.д.), заполнение и подписание трудового договора, оформление личной карточки Т-2 и личного дела.

Есть сложности с документацией? Обратитесь за помощью к нам, возьмем на себя кадровое делопроизводство. 

+7(499) 112 4 211 — проконсультируем и окажем помощь в оформлении документов.